Eficiencia de las reuniones ¿Cómo aumentarla?

Eficiencia de las reuniones ¿Cómo aumentarla?

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Reuniones, esos eventos ineludibles donde a veces sales muy contento y a veces todo lo contrario, hoy te digo como mejorar la eficiencia de las reuniones.

Verás, en todos mis proyectos trabajo en equipo, seguro que tu también, las reuniones son mi día a día y seguro que tu día a día también.

Entonces te sonará esta situación:

Te convocan a un google meets, te dicen nada 15 minutos que solo es esta pregunta y de la nada han pasado casi dos horas.

Pues ya está toda la agenda desplazada y vamos con retraso.

Tenemos dos opciones respecto a qué hacer en esta situación:

Opción A: Vas con ojo y te reservas muchas horas para esa reunión.

Opción B: Implementas mecánicas en la reunión para que no se vaya la hora.

Analizando la opción A.

La experiencia y los detalles hacen al maestro y ya sabes como trabajan algunas personas.

Puede que sean el tipo de personas que «aprovechando la reunión querían preguntar/comentar».

O puede, simplemente, que sean el tipo de personas que repiten ideas o de las que dan rodeos para explicarse.

Pueden ser muchas cosas pero como tienes ese conocimiento previo te preparas para lo que sea que venga.

Si el proyecto interesa puedes mostrar flexibilidad y adaptarte a esas situaciones.

En las reuniones con el equipo Akme comprendemos que hay muchos tipos de personas y hay muchas formas de ser así que, siguiendo nuestros valores:

Te damos tu tiempo, las mejores ideas se cuecen a fuego lento y te iremos guiando a donde quieres llegar con tu proyecto.

La opción B: La eficiencia de las reuniones.

Algo que me encanta del equipo Akme es que tenemos un proceso de reunión establecido.

Es habitual tener puntos del día para tratar, los power point están prohibidos, los turnos de palabra están allí para que hablen todos, hay post-it, cafés y un largo etcétera.

Pero, además de tenerlo todo pensado par el fluir de las reuniones, cada día tenemos a un facilitador.

¿Su trabajo? Se encarga de garantizar que la reunión va por buen camino.

¿Nuestra herramienta favorita? el «apárcalo»

Es la herramienta más sencilla del mundo: en un papel o en una pizarra blanca (o lo que tengas visible a mano) haces el dibujo de un parking.

El facilitador estará atento del momento en el cual se esté desviando la sesión, parará el desarrollo y dirá «esto vamos a aparcarlo hasta que acabamos».

Akme | eficiencia-reuniones

Si sobra tiempo y es importante se puede volver a retomar y se tratará con el tiempo que quede.

Si no ha dado tiempo se queda guardado como tema del día para la siguiente reunión y si hay que investigar se hace ese trabajo previamente.

¿Cuáles son los resultados?

Al mantenernos centrados en el tema evitaremos que se alarguen las reuniones más de lo necesario.

Creo, además, que todos sabemos que hay momentos y lugares adecuados para tratar ciertos temas y que entras a una reunión con ciertas expectativas de lo que se va a hablar.

Si se trata lo que se tiene que tratar y se cumplen las expectativas con las que entramos todos salimos más contentos.

Un win-win.

Un aumento de la eficiencia de las reuniones.

El P.D que te hará pensar algo bonito.

Lo que más me gusta es cuando acabamos las sesiones y todos sienten que hemos hecho un buen trabajo.

Las ganas de volver a quedar porque tenemos esa dinámica también se ven mejoradas.

Incluso en su versión digital, donde es más sencillo perder la atención y ponerte a hacer otra cosa.

En Akme podemos facilitar y aumentar la eficiencia de las reuniones, escríbenos a hola@akme.es